POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE INFORMACIÓN Y PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES DE LA ESCUELA DE AVIACIÓN INEC LTDA

Dando cumplimiento a lo dispuesto en la Ley estatutaria 1581 de 2012 y a sus Decreto Reglamentario 1377 de 2013 y 1074 de 2015 capítulo 25, la Escuela de Aviación INEC LTDA adopta la presente política para el tratamiento de datos personales, la cual será informada a todos los titulares de los datos recolectados o que en el futuro se obtengan en el ejercicio de las actividades académicas, culturales, comerciales, laborales o contractuales.

De esta manera, la ESCUELA DE AVIACIÓN INEC LTDA manifiesta que garantiza los derechos de la privacidad, la intimidad, el buen nombre y la autonomía, en el tratamiento de los datos personales, y en consecuencia todas sus actuaciones se regirán por los principios de legalidad, finalidad, libertad, veracidad o calidad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad y confidencialidad.

Todas las personas que en desarrollo de diferentes actividades culturales, académicas, contractuales, comerciales, laborales, entre otras, sean permanentes u ocasionales, llegaran a suministrar a la ESCUELA DE AVIACIÓN INEC cualquier tipo de información o dato personal, podrá conocerla, actualizarla y rectificarla.

 

I. IDENTIFICACIÓN DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO

1.1. NOMBRE DE LA INSTITUCÍÓN: ESCUELA DE AVIACIÓN INEC LTDA, de ahora en adelante: ESCUELA DE AVIACIÓN INEC, centro de instrucción aeronáutica, institución de educación para el trabajo y el desarrollo humano, identificada bajo el Nit. 816001000-5. Certificada por la Unidad Administrativa Especial de Aeronáutica Civil y cuyos programas están registrados ante las diferentes Secretarías de Educación de los municipios donde opera.

1.2. DOMICILIO, DIRECCIÓN Y TELÉFONOS:
1.2.1. BASE PRINCIPAL PEREIRA:
Av 30 de Agosto No. 52-236 TEL: 326 6111 – 3171999 – 3104311754
SEDE AEROPUERTO: Aeropuerto Internacional Matecaña puerta 1 bodega 3 TEL: 3157227912-3401606
1.2.2. BASES AUXILIARES:
1.2.2.1. TULUÁ:
Carrera 36 No. 29-23 B/Victoria TEL: 2321765 – 3104313771
1.2.2.2. RIONEGRO:
Cra 49 No. 50-58 piso 3 Edificio San Antonio de Padua TEL: 5633692 – 3174393510
1.2.2.3. MEDELLÍN
Calle 33 Número 74b-311 TEL: 5898379 – 3135587204
1.3. CORREO ELECTRÓNICO: calidad@aviacioninec.com

II. MARCO LEGAL
Esta política de protección de datos personales, los avisos de privacidad y los formatos de autorización se rigen por lo dispuesto en la legislación vigente sobre protección de los Datos Personales:

2.1. Constitución Política, artículo 15: Todas las personas tienen derecho a su intimidad personal y familiar y a su buen nombre, y el Estado debe respetarlos y hacerlos respetar. De igual modo, tienen derecho a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bancos de datos y en archivos de entidades públicas y privadas. En la recolección, tratamiento y circulación de datos se respetarán la libertad y demás garantías consagradas en la Constitución. La correspondencia y demás formas de comunicación privada son inviolables. Sólo pueden ser interceptadas o registradas mediante orden judicial, en los casos y con las formalidades que establezca la ley. Para efectos tributarios o judiciales y para los casos de inspección, vigilancia e intervención del Estado podrá exigirse la presentación de libros de contabilidad y demás documentos privados, en los términos que señale la ley.
2.2. Ley 1581 de 2012, la cual se dictan disposiciones generales para la Protección de Datos Personales.
2.3. Decreto 1377 de 2013, Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1581 de 2012.
2.4. Decreto 886 de 2014, Por el cual se reglamenta el artículo de la Ley 1581 de 2012, relativo al Registro Nacional de Bases de Datos.
2.5. Decreto único 1074 de 2015: capítulo 25 donde reglamenta parcialmente la ley 1581 de 2012 y capitulo 26 tiene como objeto reglamentar la información mínima que debe contener el Registro Nacional de Bases de Datos, creado por la Ley 1581 de 2012, así como los términos y condiciones bajo las cuales se deben inscribir en este los Responsables del Tratamiento.
2.6. Circulares de la Superintendencia de Industria y Comercio: en la cual se imparten instrucciones a los responsables del tratamiento de datos personales, personas jurídicas de naturaleza privada inscritas en la cámara de comercio y su inscripción de su base de datos en el registro nacional de base de datos – RNBD.
2.7. Sentencias C – 1011 de 2008, y C – 748 del 2011, de la Corte Constitucional

 

III. ÁMBITO DE APLICACIÓN
La política será aplicable a los datos personales registrados en cualquier base de datos que los haga susceptibles de tratamiento por parte de la ESCUELA DE AVIACIÓN INEC.

IV. DEFINICIONES
Para los efectos de la presente política y en concordancia con la normatividad vigente en materia de protección de datos personales, se tendrán en cuenta las siguientes definiciones (Las definiciones incluidas en este documento son tomadas de la normatividad vigente en Colombia que regula la protección de datos personales):
4.1. Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.
4.2. Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el Responsable, dirigida al Titular para el tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
4.3. Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento.
4.4. Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
4.5. Dato público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio ya su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.
4.6. Datos sensibles: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.
4.7. Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.
4.8. Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.
4.9. Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.
4.10. Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
4.11. Transferencia: la transferencia de datos tiene lugar cuando el responsable y/o encargado del tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es responsable del tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
4.12. Transmisión: tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un tratamiento por el encargado por cuenta del responsable.

 

V. PRINICIPIOS
Para efectos de garantizar la protección de datos personales, LA ESCUELA DE AVIACIÓN INEC aplicará de manera armónica e integral los siguientes principios, a la luz de los cuales se deberá realizar el tratamiento, transferencia y transmisión de datos personales (Los principios incluidos en este documento son tomados de la normatividad vigente en Colombia que regula la protección de datos personales):
5.1. Principio de legalidad en materia de Tratamiento de datos: El tratamiento de datos es una actividad reglada, la cual deberá estar sujeta a las disposiciones legales vigentes y aplicables rigen el tema.
5.2. Principio de finalidad: la actividad del tratamiento de datos personales que realice LA ESCUELA DE AVIACIÓN INEC o a la cual tuviere acceso, obedecerán a una finalidad legítima en consonancia con la Constitución Política de Colombia, la cual deberá ser informada al respectivo titular de los datos personales.
5.3. Principio de libertad: el tratamiento de los datos personales sólo puede realizarse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal, estatutario, o judicial que releve el consentimiento.
5.4. Principio de veracidad o calidad: la información sujeta a Tratamiento de datos personales debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
5.5. Principio de transparencia: En el tratamiento de datos personales se garantizará al Titular su derecho de obtener en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de cualquier tipo de información o dato personal que sea de su interés o titularidad.
5.6. Principio de acceso y circulación restringida: El tratamiento de datos personales se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de éstos, de las disposiciones de la ley y la Constitución. En consecuencia, el tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el titular y/o por las personas previstas en la ley. Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los titulares o terceros autorizados conforme a la ley. Para estos propósitos la obligación de LA ESCUELA DE AVIACIÓN INEC, será de medio.
5.7. Principio de seguridad: la información sujeta a tratamiento se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
5.8. Principio de confidencialidad: Todas las personas que en LA ESCUELA DE AVIACIÓN INEC administren, manejen, actualicen o tengan acceso a informaciones de cualquier tipo que se encuentre en Bases de Datos, están obligadas a garantizar la reserva de la información, por lo que se comprometen a conservar y mantener de manera estrictamente confidencial y no revelar a terceros, toda la información que llegaren a conocer en la ejecución y ejercicio de sus funciones; salvo cuando se trate de actividades autorizadas expresamente por la ley de protección de datos. Esta obligación persiste y se mantendrá inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento. Salvo cuando exista autorización escrita del titular a la ESCUELA DE AVIACIÓN INEC.

 

VI. DERECHOS DEL TITULAR DE LA INFORMACIÓN
Estos derechos podrán ser ejercidos por:
a. El titular, quien deberá acreditar su identidad en forma suficiente por los distintos medios que le ponga a disposición LA ESCUELA DE AVIACIÓN INEC.
b. Los causahabientes del titular, quienes deberán acreditar tal calidad.
c. El representante y/o apoderado del titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento.
De acuerdo con lo contemplado por la normatividad vigente aplicable en materia de protección de datos, los siguientes son los derechos de los titulares de los datos personales:
6.1. Acceder, conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a la ESCUELA DE AVIACIÓN INEC en su condición de responsable del tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros, frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
6.2. Solicitar prueba de la autorización otorgada a la ESCUELA DE AVIACIÓN INEC para el tratamiento de datos, mediante cualquier medio válido, salvo en los casos en que no es necesaria la autorización.
6.3. Ser informado por LA ESCUELA DE AVIACIÓN INEC, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.
6.4. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio, o la entidad que hiciere sus veces, quejas por infracciones a lo dispuesto en la ley 1581 de 2012 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen, previo trámite de consulta o requerimiento ante LA ESCUELA DE AVIACIÓN INEC.
6.5. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La solicitud de supresión de la información y la revocatoria de la autorización no procederán cuando el titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos (artículo 9, Decreto 1377 de 2013).
6.6. Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento, al menos una vez cada mes calendario, y cada vez que existan modificaciones sustanciales de la presente política que motiven nuevas consultas.
6.7. Derechos de los niños y adolescentes: En el tratamiento de datos personales se asegurará el respeto a los derechos prevalentes de los menores. Queda proscrito el tratamiento de datos personales de menores, salvo aquellos datos que sean de naturaleza pública, y en este caso el tratamiento deberá cumplir con los siguientes parámetros:
a. Responder y respetar el interés superior de los menores
b. Asegurar el respeto de los derechos fundamentales de los menores.
Es tarea del Estado y las entidades educativas de todo tipo proveer información y capacitar a los representantes legales y tutores sobre los eventuales riesgos a los que se enfrentan los niños, niñas y adolescentes respecto del tratamiento indebido de sus datos personales, y proveer de conocimiento acerca del uso responsable y seguro por parte de niños, niñas y adolescentes de sus datos personales, su derecho a la privacidad y protección de su información personal y la de los demás

VII. DEBERES DE LA ESCUELA DE AVIACIÓN INEC COMO RESPONSABLE Y ENCARGADA DEL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES
La ESCUELA DE AVIACIÓN INEC reconoce la titularidad que de los datos personales ostentan las personas y en consecuencia ellas de manera exclusiva pueden decidir sobre los mismos. Por lo tanto, utilizará los datos personales para el cumplimiento de las finalidades autorizadas expresamente por el titular o por las normas vigentes.
En el tratamiento y protección de datos personales LA ESCUELA DE AVIACIÓN INEC tendrá los siguientes deberes, sin perjuicio de otros previstos en las disposiciones que regulen o lleguen a regular esta materia:
7.1. Garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
7.2. Solicitar y conservar, copia de la respectiva autorización otorgada por el titular para el tratamiento de datos personales.
7.3. Informar debidamente al titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten en virtud de la autorización otorgada.
7.4. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
7.5. Garantizar que la información sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
7.6. Actualizar oportunamente la información, atendiendo de esta forma todas las novedades respecto de los datos del titular. Adicionalmente, se deberán implementar todas las medidas necesarias para que la información se mantenga actualizada.
7.7. Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente.
7.8. Respetar las condiciones de seguridad y privacidad de la información del titular.
7.9. Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados por la ley.
7.10. Identificar cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del titular.
7.11. Informar a solicitud del titular sobre el uso dado a sus datos.
7.12. Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los titulares.
7.13. Cumplir los requerimientos e instrucciones que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio sobre el tema en particular.
7.14. Usar únicamente datos cuyo tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la ley 1581 de 2012.
7.15. Velar por el uso adecuado de los datos personales de los niños, niñas y adolescentes, en aquellos casos en que se entra autorizado el tratamiento de sus datos.
7.16. Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio.
7.17. Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella.
7.18. Usar los datos personales del titular sólo para aquellas finalidades para las que se encuentre facultada debidamente y respetando en todo caso la normatividad vigente sobre protección de datos personales.
7.19. Abstenerse de retirar, revocar o suprimir datos cuando el titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.

VIII. AUTORIZACIÓN Y CONSENTIMIENTO DEL TITULAR
LA ESCUELA DE AVIACIÓN INEC requiere del consentimiento libre, previo, expreso e informado del titular de los datos personales para el tratamiento de los mismos, exceptos en los casos expresamente autorizados en la ley, a saber:
a. Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
b. Datos de naturaleza pública.
c. Casos de urgencia médica o sanitaria.
d. Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.
e. Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas
8.1. Manifestación de la autorización: La autorización a la ECUELA DE AVIACIÓN INEC para el tratamiento de los datos personales será otorgada por:
a. El titular, quien deberá acreditar su identidad en forma suficiente por los distintos medios que le ponga a disposición la institución.
b. Los causahabientes del titular, quienes deberán acreditar tal calidad.
c. El representante y/o apoderado del titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento.
8.2. Medios para otorgar la autorización: LA ESCUELA DE AVIACIÓN INEC obtendrá la autorización mediante diferentes medios, entre ellos: el documento físico, electrónico, mensaje de datos, Internet, Sitio Web, o en cualquier otro formato que en todo caso permita la obtención del consentimiento mediante conductas inequívocas a través de las cuales se concluya que de no haberse surtido la misma por parte del titular o la persona legitimada para ello, los datos no se hubieran almacenado o capturado en la base de datos. La autorización será solicitada de manera previa al tratamiento de los datos personales.
8.3. Prueba de la autorización: LA ESCUELA DE AVIACIÓN INEC conservará la prueba de la autorización otorgada por los titulares de los datos personales para su tratamiento, para lo cual utilizará los mecanismos disponibles a su alcance en la actualidad al igual que adoptará las acciones necesarias para mantener el registro de la forma y fecha y en la que obtuvo ésta. En consecuencia se podrá establecer archivos físicos o repositorios electrónicos realizados de manera directa o a través de terceros contratados para tal fin.
8.4. Revocatoria de la autorización: Los titulares de los datos personales pueden en cualquier momento revocar la autorización otorgada para el tratamiento de sus datos personales o solicitar la supresión de los mismos, siempre y cuando no lo impida una disposición legal o contractual.
Para lo anterior, deberá tenerse en cuenta que la revocatoria del consentimiento puede expresarse, por una parte, de manera total en relación con las finalidades autorizadas, y por lo tanto se deberá cesar cualquier actividad de tratamiento de los datos; y por la otra de manera parcial en relación con ciertos tipos de tratamiento, en cuyo caso serán estos sobre los que cesarán las actividades de tratamiento, como para fines publicitarios, entre otros. En este último caso, LA ESCUELA DE AVIACIÓN INEC podrá continuar tratando los datos personales para aquellos fines en relación con los cuales el titular no hubiera revocado su consentimiento.

 

IX. TRATAMIENTO AL CUAL SERÁN SOMETIDOS LOS DATOS Y FINALIDAD DEL MISMO
El tratamiento de los datos personales de estudiantes, aspirantes, graduados, egresados, profesores, empelados, ex empleados, jubilados, proveedores, contratistas, o de cualquier persona con la cual LA ESCUELA DE AVIACIÓN INEC tuviere establecida o estableciera una relación, permanente u ocasional, lo realizará en el marco legal que regula la materia y en virtud de su condición de centro de instrucción aeronáutica e institución para el trabajo y el desarrollo humano, y serán todos los necesarios para el cumplimiento de la misión institucional y el cumplimiento de los deberes legales y reglamentarios exigidos.
En todo caso, los datos personales podrán ser recolectados y tratados para:
9.1. Lograr una eficiente comunicación relacionada con los servicios y demás actividades relacionadas con las funciones propias de la ESCUELA DE AVIACIÓN INEC como institución de educación para el trabajo y desarrollo humano.
9.2. Informar sobre nuevos servicios que estén relacionados con los ofrecidos o que tenga la institución.
9.3. Dar cumplimiento a obligaciones contraídas con nuestros estudiantes, instructores, contratistas, contratantes, clientes, proveedores, y empleados.
9.4. Evaluar la calidad del servicio, y realizar estudios internos sobre hábitos de consumo de los servicios y productos ofrecidos.
9.5. Realizar el envío de información relacionada con programas, actividades, noticias, contenidos por área de interés, productos y demás bienes o servicios ofrecidos por la ESCUELA DE AVIACIÓN INEC.
9.6. Realizar actividades de mercadeo, publicidad, envío de información de cada uno de los programas académicos ofrecidos, así como la promoción de las demás actividades o servicios relacionados u ofrecidos de manera directa o indirecta por la ESCUELA DE AVIACIÓN INEC.
9.7. Desarrollar la misión conforme a sus estatutos.
9.8. Cumplir con la normatividad vigente en Colombia para las Instituciones de educación para el trabajo y desarrollo humano, incluyendo pero sin limitarse a cualquier requerimiento de las Secretarías de Educación, Unidad Administrativa Especial de Aeronáutica Civil, entidades acreditadoras o las autoridades locales u otras entidades del Estado.
9.9. Cumplir las normas aplicables a proveedores y contratistas, incluyendo pero sin limitarse a las tributarias y comerciales.
9.10. Cumplir lo dispuesto por el ordenamiento jurídico colombiano en materia laboral y de seguridad social, entre otras, aplicables a ex empleados, empleados actuales y candidatos a futuro empleo.
9.11. Realizar encuestas relacionadas con los servicios o bienes de la institución.
9.12. Impartir instrucción y realizar exámenes teóricos o prácticos.
9.13. Desarrollar programas conforme a sus estatutos
9.14. Mantener en contacto a egresados con profesiones, pasantías, empleos o intereses afines.
9.15. Informar sobre oportunidades de empleos, ferias, seminarios u otros estudios a nivel local e internacional
9.16. Fomentar la investigación en todos los campos y orientar proyectos integrados de certificación (PIC)
9.17. Realizar convenios interinstitucionales.
9.18. Cumplir todos sus compromisos contractuales.
9.19. Proveer servicios requeridos por terceros.
9.20. Informar cualquier cambio ya sea información o servicios.
9.21. Realizar la recuperación de cartera.
9.22. Realizar pagos y verificación de saldos con proveedores.
9.23. Registrar el ingreso de empleados a la base de datos de la empresa.
9.24. Realizar la afiliación al sistema de seguridad social de los empleados y sus familiares.
9.25. Realizar encuesta de satisfacción.
9.26. Realizar Seguimiento a estudiantes
9.27. Hacer evaluación y revaluación de proveedores.
9.28. Manejo de peticiones, quejas, reclamos y sugerencias.
9.29. Enviar y recibir mensajes con fines comerciales y/o de atención al cliente de manera escrita, telefónica o virtual.
9.30. Para el tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes se procederá de acuerdo con lo contemplado en la presente política en el aparte relacionado con los derechos de éstos.
9.31. Datos sensibles: Para el caso de datos personales sensibles, LA ESCUELA DE AVIACIÓN INEC podrá hacer uso y tratamiento de ellos cuando:
9.31.1. El titular haya dado su autorización explícita, salvo en los casos que por ley no sea requerido el otorgamiento de dicha autorización.
9.31.2. El tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del Titular y este se encuentre física o jurídicamente incapacitado. En estos eventos, los representantes legales deberán otorgar su autorización.
9.31.3. El tratamiento sea efectuado en el curso de las actividades legítimas y con las debidas garantías por parte de una fundación, ONG, asociación o cualquier otro organismo sin ánimo de lucro, cuya finalidad sea política, filosófica, religiosa o sindical, siempre que se refieran exclusivamente a sus miembros o a las personas que mantengan contactos regulares por razón de su finalidad. En estos eventos, los datos no se podrán suministrar a terceros sin la autorización del titular.
9.31.4. El Tratamiento se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.
9.31.5. El Tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica. En este evento deberán adoptarse las medidas conducentes a la supresión de identidad de los titulares. Sin perjuicio de las excepciones previstas en la ley, en el tratamiento de datos sensibles se requiere la autorización previa, expresa e informada del titular, la cual deberá ser obtenida por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta y verificación posterior.
9.31.6. Aplique los programas de prevención del uso problemático de alcohol y/o demás sustancias psicoactivas, los cuales son de obligatoria observancia acorde a los Reglamentos Aeronáuticos de Colombia (RAC), o acoja las exigencias de la autoridad aeronáutica sobre medicina de la aviación y aptitud psicofísica, para lo cual se requiere la autorización previa y expresa e informada del titular.
9.31.7. Implemente tecnologías de la información y documentos físicos con el objetivo de una correcta identificación y seguridad institucional, para lo cual se requiere la autorización previa y expresa e informada del titular.

X. AVISO DE PRIVACIDAD
El Aviso de Privacidad es el documento físico, electrónico o en cualquier otro formato, puesto a disposición del titular para informarle acerca del tratamiento de sus datos personales. A través de este documento se comunica al titular la información relacionada con la existencia de las políticas de tratamiento de información de LA ESCUELA DE AVIACIÓN INEC y que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las características del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
El aviso de privacidad deberá contener, como mínimo, la siguiente información:
a. La identidad, domicilio y datos de contacto del responsable del tratamiento.
b. El tipo de tratamiento al cual serán sometidos los datos y la finalidad del mismo.
c. Los derechos del titular
d. Los mecanismos generales dispuestos por el responsable para que el titular conozca la política de tratamiento de la información y los cambios sustanciales que se produzcan en ella. En todos los casos, debe informar al titular cómo acceder o consultar la política de tratamiento de información.
e. El carácter facultativo de la respuesta relativa a preguntas sobre datos sensibles

XI. GARANTÍAS DEL DERECHO DE ACCESO

Para garantizar el derecho de acceso del titular de los datos, LA ESCUELA DE AVIACIÓN INEC pondrá a disposición de éste, previa acreditación de su identidad, legitimidad, o personalidad de su representante, sin costo o erogación alguna, de manera pormenorizada y detallada, los respectivos datos personales a través de todo tipo de medio. Sin perjuicio de los derechos pecuniarios que por razones académicas pueden exigir las instituciones.

XII. PROCEDIMIENTO PARA LA ATENCIÓN DE CONSULTAS, RECLAMOS, PETICIONES DE RECTIFICACIÓN, ACTUALIZACIÓN Y SUPRESIÓN DE DATOS
12.1. Canales de comunicación: Para realizar peticiones, consultas o reclamos con el fin de ejercer los derechos a conocer, actualizar, rectificar, suprimir los datos o revocar la autorización otorgada, el Titular o sus causahabientes pueden utilizar cualquiera de los siguientes canales de comunicación:
– De forma escrita o personal a cualquiera de las direcciones establecidas en el punto I.
– Por la página web www.aviacioninec.com a través del enlace de PQRS
– Al correo electrónico: calidad@aviacioninec.com
12.2. Consultas: Los titulares podrán consultar la información personal del titular que repose en la ESCUELA DE AVIACIÓN INEC, quien suministrará toda la información contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del Titular.
Con respecto a la atención de solicitudes de consulta de datos personales se garantiza:
– Habilitar medios de comunicación electrónica u otros que considere pertinentes.
– Establecer formularios, sistemas y otros métodos simplificados, los cuales deberán ser informados en el aviso de privacidad.
– Utilizar los servicios de atención al cliente o de reclamaciones que tiene en operación.
– En cualquier caso, independientemente del mecanismo implementado para la atención de solicitudes de consulta, las mismas serán atendidas en un término máximo de diez
– (10) días hábiles contados a partir de la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado antes del vencimiento de los 10 días, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer plazo.

12.3. Reclamos: El Titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la ley, podrán presentar un reclamo ante la ESCUELA DE AVIACIÓN INEC, el cual será tramitado bajo las siguientes reglas:
12.3.1. El reclamo del Titular se formulará mediante los canales anteriormente mencionados, con la identificación del titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y acompañando los documentos que se quiera hacer valer. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.
En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.
12.3.2. Una vez recibido el reclamo completo, éste se catalogará con la etiqueta “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha etiqueta se mantendrá hasta que el reclamo sea decidido.
12.3.3. El término máximo para atender el reclamo será de diez (10) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
12.4. Petición de actualización y/o rectificación: LA ESCUELA DE AVIACIÓN INEC rectificará y actualizará, a solicitud del titular, la información de éste que resulte ser incompleta o inexacta, de conformidad con el procedimiento y los términos antes señalados, para lo cual se tendrá en cuenta:
a. El titular deberá allegar la solicitud por medio de cualquiera de los canales de comunicación.
b. La ESCUELA DE AVIACIÓN INEC podrá habilitar mecanismos que le faciliten el ejercicio de este derecho al titular, siempre y cuando éstos lo beneficien. En consecuencia, se podrán habilitar medios electrónicos u otros que considere pertinentes, los cuales serán informados en el aviso de privacidad y se pondrán a disposición de los interesados por medio de correo electrónico.
12.5. Petición de supresión de datos: La supresión implica la eliminación total o parcial de la información personal de acuerdo con lo solicitado por el titular en los registros, archivos, bases de datos o tratamientos realizados. El titular de los datos personales tiene el derecho de solicitar a la ESCUELA DE AVIACIÓN INEC su supresión (eliminación) en cualquiera de los siguientes eventos:
a. Considere que los mismos no están siendo tratados conforme a los principios, deberes y obligaciones previstas en la normatividad vigente.
b. Hayan dejado de ser necesarios o pertinentes para la finalidad para la cual fueron recabados.
c. Se haya superado el periodo necesario para el cumplimiento de los fines para los que fueron recabados.
12.5.1. Negación de supresión de datos: El derecho del titular no es absoluto y en consecuencia LA ESCUELA DE AVIACIÓN INEC podrá negar el ejercicio del mismo cuando:
a. El titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.
b. La eliminación de datos obstaculice actuaciones judiciales o administrativas vinculadas a obligaciones fiscales, la investigación y persecución de delitos o la actualización de sanciones administrativas.
c. Los datos sean necesarios para proteger los intereses jurídicamente tutelados del titular; para realizar una acción en función del interés público, o para cumplir con una obligación legalmente adquirida por el titular.

XIII. REGISTRO NACIONAL DE BASE DE DATOS

La ESCUELA DE AVIACIÓN INEC, se reserva, en los eventos contemplados en la ley y en sus estatutos y reglamentos internos, la facultad de mantener y catalogar determinada información que repose en sus bases o bancos de datos, como confidencial de acuerdo con las normas vigentes, sus estatutos y reglamentos, todo lo anterior y en consonancia con el derecho fundamental y constitucional a la educación, a la libre cátedra, y a la autonomía.
La ESCUELA DE AVIACIÓN INEC, procederá de acuerdo con la normatividad vigente y la reglamentación que para tal fin expida el Gobierno Nacional, a realizar el registro de sus bases de datos, ante El Registro Nacional de Bases de Datos (RNBD) que será administrado por la Superintendencia de Industria y Comercio. El RNBD., es el directorio público de las bases de datos sujetas a Tratamiento que operan en el país; y que será de libre consulta para los ciudadanos, de acuerdo con la normatividad que para tal efecto expida el Gobierno Nacional.

 

XIV. SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN Y MEDIDAS DE SEGURIDAD

Dando cumplimiento al principio de seguridad establecido en la normatividad vigente, La ESCUELA DE AVIACIÓN INEC adoptará las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

 

XV. UTILIZACIÓN, TRANSMISIÓN Y TRANSFERENCIA DE DATOS PERSONALES E INFORMACIÓN PERSONAL

En cumplimiento de la misión, visión, políticas de calidad y convenios interinstitucionales y atendiendo a la naturaleza de las relaciones permanentes u ocasionales que cualquier persona titular de datos personales pueda tener para con la ESCUELA DE AVIACIÓN INEC, ésta podrá realizar la transferencia y transmisión a otras instituciones, incluso internacional, de la totalidad de los datos personales, siempre y cuando se cumplan los requerimientos legales aplicables; y en consecuencia los titulares con la aceptación de la presente política, autorizan expresamente para transferir y transmitir, incluso a nivel internacional, los datos personales. Los datos serán transferidos, para todas las relaciones que puedan establecerse con la ESCUELA DE AVIACIÓN INEC.
Para la transferencia internacional de datos personales de los titulares, la ESCUELA DE AVIACIÓN INEC tomará las medidas necesarias para que los terceros conozcan y se comprometan a observar la presente política, bajo el entendido que la información personal que reciban, únicamente podrá ser utilizada para asuntos directamente relacionados con la institución y solamente mientras ésta dure y no podrá ser usada o destinada para propósito o fin diferente. Para la transferencia internacional de datos personales se observará lo previsto en el artículo 26 de la Ley 1581 de 2012.
Las transmisiones internacionales de datos personales que efectúe la ESCUELA DE AVIACIÓN INEC no requerirán ser informadas al titular ni contar con su consentimiento cuando medie la respectiva autorización y aceptación de conformidad al artículo 25 del Decreto 1377 de 2013.

La ESCUELA DE AVIACIÓN INEC, también podrá intercambiar información personal con autoridades gubernamentales o públicas de otro tipo (incluidas, entre otras autoridades judiciales o administrativas, autoridades fiscales y organismos de investigación penal, civil, administrativa, disciplinaria y fiscal), y terceros participantes en procedimientos legales civiles y sus contadores, auditores, abogados y otros asesores y representantes, porque es necesario o apropiado:
a. Para cumplir con las leyes vigentes, incluidas las leyes distintas a las de su país de residencia;
b. para cumplir con procesos jurídicos;
c. Para responder las solicitudes y requerimientos de las autoridades públicas, como secretarías de educación, Unidad Administrativa Especial de Aeronáutica Civil, Sena, superintendencias y para responder las solicitudes de las autoridades públicas y del gobierno distintas a las de su país de residencia;
d. Para hacer cumplir nuestros términos y condiciones;
e. Para proteger sus operaciones;
f. Para proteger derechos, privacidad, seguridad o propiedad, los suyos o los de terceros; y
g. Obtener las indemnizaciones aplicables o limitar los daños y perjuicios que nos puedan afectar.

 

XVI. RESPONSABLE Y ENCARGADO DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

La ESCUELA DE AVIACIÓN INEC será la responsable del tratamiento de los datos personales. La Coordinación de Calidad será la encargada del tratamiento de los datos personales.

XVII. VIGENCIA

La presente política rige a partir del 24 de julio de 2017.

 

 

 


CRISTOBAL FRANCO GIL
Director General – Representante Legal
Marzo 2017.